20 Cze

5 zasad, dzięki którym będziesz lepiej zarządzać swoim czasem

„Nie mam czasu! Nie zdążę z się dziś z Tobą spotkać! Mam tyle na głowie, że nie wiem w co ręce włożyć!“ – jak często zdarza Ci się używać tych słów? Zwykle na początku nowego roku z wielkim zapałem zabieramy się do wyznaczania celów. Wypisujemy ile mamy w nadchodzącym roku zarobić, gdzie pojechać, ile schudnąć, jak się rozwinąć w pracy… ale często nie udaje nam się tego zrealizować.

Czasami bowiem umyka nam to, że w realizacji tych celów najważniejszy jest poświęcony na to czas. Aby więc szybciej zrealizować swoje cele powinniśmy tak działać, aby zaoszczędzić w ciągu dnia jak najwięcej czasu. Można to zrobić stosując zaledwie 5 prostych zasad, które spowodują, że zrobisz to, co sobie zaplanujesz.

1. Planuj rano każdy dzień

Znasz to uczucie gdy wstajesz rano, jedziesz do pracy, cały dzień masz tak zajęty, że nie masz czasu skorzystać z toalety, a o godzinie mniej więcej 16:00 uświadamiasz sobie, że nic nie jest zrobione? Brzmi znajomo? Tak będzie zawsze, gdy ominiesz jeden ważny element Twojego poranka – planowanie. Oderwij się zatem na 10 minut od kłębiących się spraw do załatwienia, usiądź spokojnie i wypisz wszystkie rzeczy, które masz do zrobienia. Niby wydaje się to banalnie proste, ale przyznaj uczciwie sam przed sobą, czy faktycznie to robisz?

Zasada jest prosta. Najpierw (w swoim kalendarzu, notesie czy Exelu) wypisz wszystko to, co dziś będzie Ci zaprzątać głowę, np. wydrukować ulotki, zamówić teczki firmowe, wysłać list, zapłacić za przedszkole, itp. Dzięki temu wiesz już dokładnie, jakie zadania na Ciebie czekają i nie musisz stale o nich myśleć ani dbać, aby nie wyleciały Ci z głowy.

2. ABC

Drugą zasadą jest solidne pogrupowanie zadań na 3 kategorie. Najprostszy i, moim zdaniem, najskuteczniejszy jest podział na:

A – ważne i pilne – zadania, które robisz od razu i nie zajmujesz się niczym innym. Jak wykonasz je wszystkie, wtedy możesz przejść do punktu B.

B – ważne, ale niepilne – zadania, które koniecznie musisz zrobić, ale jeśli nie wykonasz ich natychmiast, świat się nie zawali.

C – nieważne i niepilne – zadania, które możesz zrobić, gdy skończysz powyższe lub na samym końcu dnia pracy.

3. Skup się na najważniejszych rzeczach

Gdy wiesz już jakie zadania są ważne i pilne, wypisz je w kolejności i wykonuj jedno po drugim używając strategii drabiny, która polega na tym, że nie wykonujesz następnego zadania, do momentu gdy wcześniejsze nie zostanie skończone. Robiąc daną rzecz skupiasz się tylko i wyłącznie na tym, aby jak najszybciej skończyć zadanie. Świetnym rozwiązaniem jest także dokładne określenie czasu, jaki chcesz przeznaczyć na wykonanie konkretnego zadania. Wówczas w bardzo prosty sposób zawładniesz efektywnym zagospodarowaniem swego cennego czasu. Pamiętaj także, aby wykonane zadanie (jeśli zapisujesz je w Exelu) zaznaczać na jakiś kolor, np. zielony, a te niewykonane w ciągu dnia np. na czerwony!

4. Usuń zapychacze

Uporządkowanie najistotniejszych zadań wydaje się niezwykle proste. Trudność pojawia się wówczas, gdy do Twojego dnia wkradają się podstępem tzw. zapychacze.  Znasz je od wieków i z pewnością już rozgromili niejeden Twój cel. Czym są ci złoczyńcy? Czają się oni w przerwach na kawę, które kuszą Cię, abyś posłuchał najnowszych plotek na temat niewierności kolegi z pracy. Niepostrzeżenie buszują po portalach społecznościowych wysyłając Ci co chwilę jakieś powiadomienia, które błagają abyś właśnie teraz oderwał się od pracy i zerknął tylko, kto oznaczył Cię na zdjęciu, czy kliknął lajka. Jeśli faktycznie chcesz zaoszczędzić co najmniej 2-3 godziny Twojej pracy, poinformuj swoje zapychacze, że dzisiaj skupiasz się na pracy  i zajmiesz się nimi, gdy przyjdzie ich kolej.

5. Deleguj zadania

Mimo tego, że czasem wydaje Ci się, że Ty zrobisz wszystko najlepiej, warto pewne rzeczy, które pochłaniają mnóstwo czasu, zlecić innym. Możesz zacząć od wypisania wszystkich domowych obowiązków i podzielenia ich na pół ze swoją drugą połówką lub zastanowienia się w pracy z jakich czynności możesz zupełnie zrezygnować albo ofiarować współpracownikom.

Najważniejsze jest jednak, aby mieć świadomość tego na jakich czynnościach mija Ci dzień. Wówczas o wiele łatwiej będzie Ci wyeliminować te zbyteczne i skupiać się na tych najważniejszych.

Powodzenia!

Facebook Comments

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Najnowsze tematy