21 Paź

Jak powstają zaległości w pracy? Najpierw jest ich mało, a potem rosną i piętrzą się, przypominając się gdzieś w tyle naszej głowy. Ziarnko do ziarnka i zbiera się cała masa niedokończonych lub niewykonanych zadań. Po pierwsze większość z nas ma tendencje do odkładania spraw „na potem” lub na ostatnią chwilę, aby iluzorycznie dać sobie więcej „wolnego czasu”.

Jak powstają zaległości w pracy? Najpierw jest ich mało, a potem rosną i piętrzą się, przypominając się gdzieś w tyle naszej głowy. Ziarnko do ziarnka i zbiera się cała masa niedokończonych lub niewykonanych zadań. Po pierwsze większość z nas ma tendencje do odkładania spraw „na potem” lub na ostatnią chwilę, aby iluzorycznie dać sobie więcej „wolnego czasu”.

Gdy przychodzi ostatnia chwila, nagle coś wyskakuje i odwraca naszą uwagę. Po drugie sposób, w jaki nas wychowano – system kar i nagród oraz system klasówek i sprawdzianów w latach szkolnych, wyrobił w nas tendencję do robienia czegoś głównie wtedy, gdy ktoś od tego wymaga. Po trzecie wolimy robić to, co nam sprawia przyjemność, poprawia humor, relaksuje niż to, co jest obowiązkowe.
Jak więc radzić sobie z zaległościami? Oczywiście najlepiej ich unikać i wykonywać wszystko systematycznie. Ale jeśli już dojdzie do nagromadzenia się czekających w kolejce spraw, podejdźmy do tego systematycznie wedle zasady 5 kroków.

  • Krok nr 1 – spis wszystkich zaległych spraw, zadań, obowiązków. Najlepiej wziąć czystą dużą kartkę i wypisać po kolei wszystko, co nam przyjdzie do głowy, z czym zalegamy. Nie bójmy się pisać o np. planowanym kursie językowym lub kolejnym wpisie na naszym blogu, na które nie znajdowaliśmy ciągle czasu. Nie zapomnijmy o uwzględnieniu także spraw dotyczących naszego życia prywatnego. Dlaczego? Ponieważ czas w ciągu doby, tygodnia i miesiąca, jaki mamy do wykorzystania poza pracą poświęcamy też na sprawy domowe i warto być świadomym wszystkich wyzwań, jakie nas czekają. Tak więc jeśli obiecaliśmy zrobić coś dla swoich dzieci, rodziny, przyjaciół, to też powinno się znaleźć na naszej liście. Poza tym naszym celem jest zachowanie równowagi pomiędzy obiema sferami – prywatną i zawodową. Żadna nie powinna ucierpieć w trakcie naszych „porządków”.
  • Krok nr 2 – selekcja. Teraz przygotuj dwie osobne kartki A4, najlepiej aby były dwóch różnych kolorów. Podziel każdą na dwie części. Na jednej u góry wpisz „Praca – obowiązki” (np. raport z projektu), na dole „Rozwój – zaniedbane postanowienia” (np. odrobić ćwiczenia z gramatyki na kurs językowy). Drugą kartkę oznacz na górze „Zobowiązania – rodzina i przyjaciele” (np. zrobienie fotoksiążki z urodzin córki), a w dolnej jej części wpisz „Zaległości domowe” (np. wymiana rolet okiennych). Następnie sczytaj, co napisałeś na pierwszej kartce ciągiem i poszczególne punkty wpisz w odpowiednie rubryki dwóch nowych kart wedle klucza podanego w nawiasach. Na początku może Cię to przerazić i powiesz sobie, że nie masz czasu na pisanie kilka razy tego samego. Jednak jest to niezmiernie ważne, aby Twoja percepcja piętrzących się zaległości poruszała się w konkretnych kategoriach. Wówczas łatwiej ci będzie „ogarnąć” chaos zobowiązań.
  • Krok nr 3 – priorytety. Kiedy już masz jasność, co jest konkretnie do zrobienia, weź czerwony, gruby marker i zakreśl wszystkie sprawy, które nie cierpią zwłoki. Przy nadaniu im priorytetu kieruj się dwiema zasadami: „to, na co ktoś czeka i jest mu potrzebne” oraz „to, co warunkuje kolejne działania”. Następnie innym, np. niebieskim kolorem podkreśl zaległości najstarsze, a zielonym markerem oznacz punkty, z którymi zalegasz od niedawna. Kartki te możesz przywiesić na drzwiach szafy, do której co rano zaglądamy, aby nie spychać postanowień w niebyt.
  • Krok nr 4 – kalendarz. Niedługo będzie kilka dni wolnych – Zaduszki, Święto Niepodległości. Robi się też chłodniej i szybciej się ściemnia, przez co więcej czasu spędzamy w domach. Wykorzystaj ten czas. Weź do ręki kalendarz i konkretnie w realnych datach wpisz w jakim dniu wykonasz zadania zaznaczone czerwonym kolorem. Na tym się skup przez najbliższe dni, maksymalnie do dwóch tygodni. Nie rozwlekaj tego okresu, bo to co już wypisane – jest PILNE. Kolejne tygodnie masz prawdopodobnie jeszcze w miarę puste w kalendarzu, więc już teraz z góry wpisz sprawy oznaczone niebieskim kolorem. Im szybciej się z tym uporasz, tym większą odczujesz ulgę i mniej wstydu będzie przed osobami, które wiedzą o tych dawnych brakach. Do połowy grudnia, zanim zacznie się przedświąteczna gorączka – wpasuj w swój grafik konkretnych dni, wieczorów i weekendów sprawy oznaczone na zielono, czyli te czekające najkrócej w kolejce do zrobienia.
  • Krok nr 5 – działanie. Pamiętaj, że plan to dopiero połowa sukcesu. Teraz musisz zmobilizować wszystkie swoje siły, aby do Świąt Bożego Narodzenia wyjść z zaległości. W Święta będziesz mógł się skoncentrować na aspektach duchowych i rodzinnych, a przerwę zimową przeznaczyć na wyjazd lub odpoczynek – konieczny przed rozpoczęciem kolejnego roku. Jeśli przyzwyczaiłeś się działać w systemie kar i nagród – przekonaj siebie, że nagrodą będzie właśnie ulga i spokojna głowa, a także wdzięczność innych, którzy czekają na to co masz zrobić. Brak wykonania postanowień może nieopatrznie zamienić się w szereg różnych kar – czy to obiektywnych ze strony szefa czy też osobistych niesnasek w obszarze relacji z rodziną i przyjaciółmi. A nikt z nas nie lubi złej atmosfery ani w pracy ani w domu.

Zatem – 3, 2, 1, 0, start! Do dzieła!

Facebook Comments

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Najnowsze tematy