Wchodzę do sali gdzie ma się odbyć spotkanie i z minuty na minutę jestem coraz bardziej przerażona. Organizatorzy przeklinają, biegają chaotycznie po sali, a goście są przestawiani z kąta w kąt. Jak organizować spotkania, aby było profesjonalnie, sprawnie i serdecznie? Oto kilka prostych zasad, które warto zastosować.

Zanim zaczniesz organizować jakąkolwiek imprezę zastanów się jaki ma być jej cel. Bez względu na to, czy robisz urodziny dla dziecka, spotkanie ze znajomymi, imprezę integracyjną dla pracowników twojej firmy czy przygotowujesz dużą konferencję biznesową, zawsze musisz wiedzieć po co to robisz i jaki efekt chcesz osiagnąć. Może to być po prostu dobra zabawa, zintegrowanie zespołu czy pokazanie potencjalnym klientom nowego produktu.

Znajdź miejsce

Kolejną ważną rzeczą jest znalezienie odpowiedniego miejsca na spotkanie. Jak już wiesz kogo dokładnie chcesz zaprosić, ile będzie osób i jak te osoby tam dojadą (komunikacją miejską, samochodem czy samolotem) dobierz miejsce, które będzie adekwatne do danej imprezy. Na imprezę ze znajomymi raczej nie wybieraj super eleganckiego hotelu (choć oczywiście możesz mieć znajomych, którzy będą się tam czuć całkowicie swobodnie) a na spotkania firmowe czy biznesowe obskurnych miejsc (nawet jeśli twoim zdaniem mają klimat i je lubisz). Zawsze dopasuj miejsce do wydarzenia i sprawdź gdzie w okolicy można zaparkować. Najlepiej napisz o tym lub powiedz w trakcie zapraszania gości.

 

Pamiętaj, że najważniejszymi ludźmi na każdej imprezie są goście dlatego zadbaj o to, aby czuli sie zaopiekowani od samego początku. Na spotkaniach networkingowych i konferencjach które organizuję zawsze nasz zespół otrzymuje pewne role, które mają na celu przede wszystkim to, aby wszyscy goście czuli się u nas swobodnie i po prostu dobrze. Są to:

  • Witacz – czyli osoba, która wita gości, mówi im, że cieszy się, że ich widzi, świetnie że przyszli itp. Zazwyczaj witacz to główny organizator spotkania, to taki gospodarz, który u progu wita wszystkich gości.
  • Odprowadzacz – to osoba, która z uśmiechem odprowadza gości do sali w której odbywa się spotkanie. Odprowadzacz od razu pokazuje gościom gdzie jest szatnia, toaleta, dzięki czemu gość nie musi błądzić.
  • Rejestrator – jeśli impreza ma charakter biznesowy ważną rolę odgrywa osoba, która rejestruje przed wejściem wszystkich gości, informując co się będzie działo ciekawego na spotkaniu.
  • Zabawiacz – to jedna z najważniejszych funkcji podczas spotkania. Zabawiacz dba o to, aby goście spotkania się nie nudzili, nie siadali znudzeni tylko rozmawiali z innymi, poznawali się i nawiązywali nowe kontakty z gośćmi, których jeszcze nie znają.

 

W przerwach wszyscy członkowie zespołu (czy rodziny) powinni przyjąć rolę zabawiacza i rozmawiać, poznawać ludzi ze sobą i integrować wszystkich gości. Każda impreza to przecież idealny moment na to, aby poznać nowych fascynujących ludzi, którzy mogą być twoimi nowymi znajomymi, klientami czy nawet drugą połówką.

Pamiętaj o planie

Aby impreza przebiegała sprawnie, niezbędny jest plan tegoż przedsięwzięcia. Jeśli nawet organizujesz urodziny czy luźną imprezę integracyjną, zawsze na początku spotkania warto oficjalnie podziękować wszystkim za przybycie, wyrazić twoją wdzięczność i powiedzieć krótko co będzie się działo. Jeśli organizujesz imprezę biznesową koniecznie trzeba w tej części podać informację kto będzie występował, jaki jest cel spotkania, kto go organizuje itp.

Przygotowując imprezę biznesową pamiętaj o tym, aby wprowadzić część networkingową, czyli czas przeznaczony na to, aby uczestnicy spotkania mogli się poznać. Przypomnij sobie jakąś najfajniejszą konferencję na której kiedyś byłeś. Zazwyczaj na tego typu spotkaniach jest mnóstwo wspaniałych ludzi, świetni mówcy, pyszny catering, eleganckie miejsce ale niestety bardzo często nie ma tego, co w biznesie (i w życiu) jest najważniejsze, czyli możliwość swobodnego poznania nowych ludzi. Dlatego jeśli organizujesz taką imprezę zamiast pisać w programie: „przerwa“ czy „przerwa na networking“, lepiej przed tą przerwą powiedzieć uczestnikom co mają robić, aby się poznawać.

 

Zasady te są bardzo proste. Wytłumacz aby:

  • Podczas rozmowy każdy stał tak, aby do ich rozmowy mógł się jeszcze ktoś dołączyć (czyli stosujemy postawę otwartą a nie zamkniętą),
  • Podając swoją wizytówkę zawsze podawać ją imieniem i nazwiskiem w stronę rozmówcy.
  • Nie chować od razu wizytówki (to bardzo niegrzeczne) tylko trzymać ją przed sobą, zerkając na nią od czasu do czasu po to, aby zapamiętać imię rozmówcy i jego firmę.
  • Podczas rozmowy pytaj na przykład: czym się zajmujesz? Jaka masz pasje? Jak ci mogę pomóc w rozwoju twojego biznesu? W jakich miastach rozwijasz swoją firmę? Itp.
  • Rozmawiać, a nie prowadzić monolog. Czyli jeśli ktoś zadaje ci pytanie np. „czym się zajmujesz?“, zapytaj koniecznie: „a ty? Czym ty się zajmujesz?“ (Wiem, że to bardzo oczywiste jednak mnóstwo osób o tym zapomina).
  • Rozmawiać z każdą osobą nie dłużej niż 3-5 minut po to, aby można było poznać jak najwięcej osób.

 

Stosując te networkingowe zasady na twoim spotkaniu, gwarantuję ci, że poza tym, iż ludzie będą zachwyceni twoją organizacją, otrzymają także dodatkową wartość w postaci nowych kontaktów z fajnymi ludźmi – a to jest bezcenne.

Facebook Comments

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Najnowsze tematy