09 Wrz

Jak sobie radzić z nadmiarem korespondencji służbowej?

Julie Morgenstern, amerykańska specjalistka od zarządzania czasem oraz autorka licznych poradników o technice organizacji pracy, w tym popularnej książki "Never Check Email In The Morning (Nigdy nie sprawdzaj rano e-maila)" za każdym razem podczas swoich szkoleń dla menadżerów zdobywa gorące brawa, gdy mówi: „E-mail to jest nasz największy wróg”.

Hasło to podziela wielu innych specjalistów zajmujących się zagadnieniem efektywności i sprawnego gospodarowania czasem. Ich argumenty odwołują się do często popełnianego przez nas błędu – bezrefleksyjnego odpisywania na każdy przychodzący e-mail. Trafnie tłumaczy nam to Miłosz Brzeziński, autor książki Życiologia. Czyli o mądrym zarządzaniu czasem. W swoich publikacjach powtarza on, że e-mail to nie sms ani telefon, nie musimy na niego odpowiadać w sekundę po otrzymaniu wiadomości.

Jak więc znaleźć równowagę i nie załamać się, gdy po urlopie znajdziemy w służbowej skrzynce setki wytłuszczonych e-maili czekających na naszą odpowiedź? Po pierwsze – działaj metodycznie, a nie chaotycznie!

Analiza i selekcja

Jeśli po dłuższej przerwie w dostępie do służbowej poczty znajdujemy litanię korespondencji, zacznijmy od przeskanowania oczami wszystkich nagłówków i adresatów, bez otwierania kolejnych wiadomości. Jeśli widzimy niechciane ogłoszenia, reklamy, powiadomienia z portali społecznościowych, od razu możemy się ich pozbyć, żeby zmniejszyć liczbę bodźców. Wszelkie newslettery i zaproszenia na branżowe konferencje i inne imprezy wpakujmy w osobną zakładkę, aby zajrzeć do nich pod koniec tygodnia. Następnie mając już ogólne rozeznanie otwieramy te, które zawierają w tytule informacje wydające nam się istotne, szczególnie jeśli oflagowane zostały opcją priorytetu. W pierwszej kolejności czytamy także wiadomości od osób, z którymi łączą nas zobowiązania – szef, dział księgowości i HR, stały klient, kolega w pracy zastępujący nas podczas nieobecności. Z tych wiadomości wyłapujemy te nie cierpiące zwłoki i odpisujemy na nie w tym samym dniu, w którym powróciliśmy do pracy. Wracając do spisu wszystkich wiadomości należy zaznaczyć jako nieprzeczytane wszystkie te, na które zerknęliśmy, a nie mieliśmy czasu na nie odpowiedzieć. Tym można się zająć w wolnej chwili pierwszego lub drugiego dnia naszej obecności po przerwie. Pozostałe nieotwarte listy przeglądamy przez pierwszych kilka dni w porze poobiadowej, kiedy nasz organizm skupia się na trawieniu, gdyż wówczas ogarniająca nas senność nie sprzyja wykonywaniu ważnych zadań, a wprost nadaje się na nadrobienie zaległości korespondencyjnych.

Foldery i segregacja

Warto poświęcić kilka minut, aby w końcu założyć foldery i podfoldery w naszej skrzynce e-mailowej, gdyż dzięki temu łatwiej nam będzie nawigować korespondencją. Jedni lubią segregować wedle kategorii: „ważne”, „bieżące”, „może poczekać”, jednak tak nazwane foldery mogą stać się zbyt łatwym workiem mieszczącym w sobie wszystko i nie spełniać zadania. Stąd najlepiej tworzyć tematyczne zakładki w skrzynce mailowej (także prywatnej, np. gmail ma świetnie rozwiniętą tę funkcję). Dzięki temu nie tracimy czasu na szukanie potrzebnego wątku w całej gromadzie „ważnych” wiadomości, tylko otwieramy folder o wyraźnie określonym zakresie tematycznym, np. z nazwą naszego kluczowego klienta. W tej metodzie najważniejsze i najpilniejsze wiadomości oznaczamy etykietą danego folderu, odhaczamy jako nieprzeczytaną i zostawiamy na głównej tablicy skrzynki odbiorczej, żeby przypominała nam o konieczności zajęcia się nimi w stosownym momencie, najlepiej po przerwie na lunch.

Podtrzymanie komunikacji

Wszystkie te zasady sprawnego zarządzania korespondencją służą nam po to, aby robić to „z głową”. Niektóre wiadomości mogą poczekać, inne wymagają szybszej reakcji, ale pamiętajmy, że jeśli otrzymujemy spersonalizowaną wiadomość, szczególnie od osoby, którą znamy, to wielkim nietaktem jest pozostawienie tej wiadomości przemilczanej. Nawet jeśli przez pierwszy tydzień po urlopie nie znajdujemy czasu na zajęcie się tymi e-mailami, które nie są super pilne, ale zostały do nas skierowane w ramach wcześniejszych wątków, to należy się do nich ustosunkować choćby krótkim komunikatem typu: „Dziękuję za wiadomość” dodając na przykład: „Będę się w tej sprawie jeszcze kontaktować” lub jeśli znamy tego kogoś bliżej, a sprawa nie wymaga skonkretyzowanej odpowiedzi, można dołączyć: „W wolnej chwili odezwę się”. To zawsze pozostawia sytuację otwartą, wyrażającą szacunek do swoich partnerów biznesowych czy służbowych znajomych.

Facebook Comments

4 Comments

  • Elżbieta pisze:

    Gdyby tych maili przychodziło chociaż połowa mniej… :) Pani MAlwino, dziękuje za radę, spróbuje zastosować!

    Pozdrawiam
    Elżbieta G.

  • Beata pisze:

    A ja z kolei mam problem z pozbyciem się odczytywania maili na urlopie – chociaż raz dziennie muszę sprawdzić skrzynkę, nawet na wakacjach i co najgorsze – na niektóre z nich odpowiedzieć… jak sobie z tym radzić Pani Malwino? Wyrzucić telefon.. raczej nie :)

    • Nie trzeba od razu wyrzucać telefonu, Pani Beato. Jeśli poczucie konieczności sprawdzania skrzynki służbowej w telefonie na wakacjach odczuwa Pani jako obciążanie, wystarczy na okres urlopu przekonfigurować pocztę. Można też wyłączyć Internet w telefonie na ten okres lub zabrać ze sobą inny telefon. W Pani przypadku najlepiej się sprawdzi, jeśli będzie miała Pani dwa smartfony, jeden prywatny, drugi służbowy. Znam osoby, które odniosły sukces dzięki tej taktyce i cieszą się odcięciem od pracy na wakacjach :)

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Najnowsze tematy